I regnskap og fakturering er det viktig å ha presise dokumenter som sikrer riktig bokføring og oversikt over transaksjoner. En av disse dokumenttypene er kreditnotaen, som benyttes når det er behov for å korrigere eller tilbakeføre hele eller deler av et salg. Den spiller en viktig rolle i kundeforhold og mva-rapportering, og en feilaktig kreditnota kan få økonomiske og juridiske konsekvenser. Derfor er det avgjørende å forstå hva en kreditnota er, når den brukes og hvordan den skal utstedes korrekt for å følge gjeldende lover og beste praksis.
Hva er en kreditnota?
En kreditnota er et regnskapsdokument som utstedes for å korrigere en tidligere faktura, enten helt eller delvis. Den reduserer det opprinnelige beløpet som ble fakturert, og kan skyldes feil i prissetting, mengde, retur av varer eller avtalt rabatt. Kreditnotaen fungerer som en «omvendt» faktura og innebærer at selger gir kunden en økonomisk godtgjørelse. Den skal alltid referere til den opprinnelige fakturaen den korrigerer, og er derfor et viktig dokument i både selgers og kundes regnskap. En korrekt kreditnota sikrer også riktig rapportering av merverdiavgift.
Når brukes en kreditnota?
Feilfakturering
Feil i fakturaer er vanligere enn man skulle tro. Det kan være alt fra skrivefeil og gale priser til feil mengde på produktet eller tjenesten. Når slike feil oppdages, skal det ikke sendes en ny faktura – i stedet må det utstedes en kreditnota for å rette opp det opprinnelige beløpet. Dette er spesielt viktig for å opprettholde korrekte regnskapstall og sikre at kunden ikke betaler for mye. I slike tilfeller fungerer kreditnotaen som en tilbakeføring eller kansellering av hele eller deler av opprinnelig salg.
Retur av varer
Ved retur av varer, spesielt i varehandel, er kreditnotaen et naturlig virkemiddel. Når en kunde returnerer en vare på grunn av feil, skade eller misnøye, må selger utstede en kreditnota for å tilbakeføre beløpet fra den opprinnelige fakturaen. Dette bidrar til gjennomsiktighet i regnskapet og gir et klart bevis på transaksjonens endring. For mva-formål er det også nødvendig å korrigere det som allerede er rapportert inn, slik at både selger og kjøper får riktig fradrag eller beløp.
Rabatter eller prisjusteringer i ettertid
Noen ganger oppstår behovet for å gi rabatter etter at fakturaen er sendt, kanskje som følge av dårlig service, leveringsforsinkelser eller en lojalitetsavtale. Da benyttes en kreditnota for å redusere det opprinnelige fakturabeløpet. Det sikrer at kunden betaler det som faktisk er avtalt, samtidig som det gir grunnlag for korrekt mva-justering. Kreditnotaer i slike tilfeller er ikke bare et regnskapsteknisk dokument, men også et virkemiddel for å bygge tillit og opprettholde gode kunderelasjoner.
Les også: Brutto og Netto – En grundig forklaring
Heving av kjøp eller kansellering
Dersom en handel heves helt, enten på grunn av kontraktsbrudd, feil levering eller annen gyldig grunn, må kreditnota benyttes for å oppheve hele fakturaen. Dette innebærer at kunden ikke lenger har betalingsplikt, og eventuelle innbetalinger må tilbakebetales. En kreditnota i slike tilfeller fungerer som et formelt oppgjørsdokument som nullstiller kjøpet og korrigerer mva og inntektsføringen. For både selger og kjøper er det viktig å ha slik dokumentasjon i tilfelle revisjon eller tvist.
Hvordan utstede en korrekt kreditnota
Obligatorisk innhold
En kreditnota skal følge kravene i bokføringsloven og merverdiavgiftsloven. Den må inneholde selgers og kjøpers navn og organisasjonsnummer, dato for utstedelse, referanse til opprinnelig faktura, beskrivelse av hva som korrigeres, og korrekt mva-behandling. Dersom disse opplysningene mangler, anses ikke dokumentet som gyldig. Kreditnotaen skal også vise negativt beløp som trekkes fra tidligere fakturert sum. Det er viktig å bruke riktig nummerserie og sørge for at dokumentet arkiveres på lik linje med fakturaer.
Referanse til opprinnelig faktura
Kreditnotaen må alltid vise til hvilken faktura den gjelder, både med fakturanummer og dato. Dette gjør det mulig å spore endringen i regnskapet, og sikrer korrekt kobling for revisjon og mva-rapportering. Uten en tydelig referanse kan kreditnotaen mistolkes eller føre til dobbelt bokføring. Noen regnskapssystemer gjør denne koblingen automatisk, mens man i andre må fylle ut manuelt. Dette trinnet kan ikke utelates uten å risikere bokføringsfeil.
Negativt beløp eller positivt?
En kreditnota skal vise det beløpet som trekkes fra som negativt. Det er en vanlig feil å tro at beløpet skal stå positivt – men det er viktig at regnskapssystemet tolker beløpet riktig som en reduksjon. Dersom det er hele fakturaen som nullstilles, skal hele beløpet inkludert mva stå negativt. Dette gir også tydelighet for kunden, som ser at summen trekkes fra det opprinnelige kravet. Det er lurt å dobbeltsjekke hvordan systemet viser tallene før du sender.
Les også: Kapitalinntekt – Hva det er og hvordan det påvirker økonomien din
Kreditnota og merverdiavgift (mva)
Hvordan påvirker en kreditnota mva-rapporteringen?
Når en kreditnota utstedes, må mva korrigeres tilsvarende i mva-meldingen. Dersom en faktura med 25 % mva krediteres, skal denne tilbakeføres i samme mva-periode hvis mulig – ellers i perioden hvor kreditnotaen utstedes. Det er viktig at selger gjør dette korrekt for å unngå overrapportering og betale mer mva enn nødvendig. Tilsvarende gjelder for kjøperens fradrag, som må justeres i tråd med den nye kreditnotaen. Feil her kan medføre tilleggsskatt eller bokføringspålegg fra Skatteetaten.
Frister og krav fra Skatteetaten
Ifølge Skatteetaten må kreditnota utstedes snarest mulig etter at feil er oppdaget eller retur er avtalt. Det er ingen absolutt frist i lovverket, men mva-rapportering må være korrekt i rett periode. Hvis du oppdager feil i en tidligere rapportert faktura, skal kreditnotaen behandles i neste mva-melding, med mindre du retter tidligere melding. Det anbefales å ha rutiner for oppfølging av feil og returer, slik at kreditnotaer ikke blir glemt eller forsinket.
Kreditnota i regnskapssystemer
Manuell føring vs. automatiserte systemer
I små foretak med enkle løsninger kan kreditnotaer fortsatt føres manuelt, men dette krever presisjon og forståelse for bokføring. I mer avanserte systemer som Tripletex, Conta eller Fiken, kan man utstede kreditnota direkte fra opprinnelig faktura. Dette reduserer risikoen for feil og gjør det enklere å koble dokumentene. Bruk av automatiserte rutiner anbefales for å sikre at mva og regnskap blir korrekt oppdatert, spesielt ved større volum.
Eksempler fra populære regnskapssystemer
De fleste skybaserte regnskapssystemer lar deg lage en kreditnota med få klikk. I Fiken for eksempel, klikker du på “Lag kreditnota” inne i fakturaen, og systemet fyller automatisk inn relevante felter. I Tripletex og Conta er fremgangsmåten lignende, med funksjoner for å tilbakeføre hele eller deler av en faktura. Disse verktøyene hjelper deg også med riktig mva-behandling og sender dokumentet direkte til kunden på e-post. Enkelheten gjør det lettere for småbedrifter å følge regelverket.
Eksempel på en kreditnota
Et typisk eksempel på en kreditnota inneholder overskrift “Kreditnota”, fakturadato, kreditnotanummer, informasjon om selger og kjøper, henvisning til opprinnelig faktura og en oversikt over det som krediteres. Under beløpsfeltet ser man linjer med varebeskrivelse, antall, enhetspris, mva-sats og beløp – som alle er oppført med negative verdier. Totalsummen står også i negativ. Et slikt dokument er avgjørende for både regnskap og mva-melding, og må derfor utformes nøye og oppbevares sammen med øvrige regnskapsbilag.
Hva skjer etter at kreditnota er sendt?
Kundens regnskap
Når kunden mottar en kreditnota, skal denne bokføres som en reduksjon i kostnader eller som inntekt, avhengig av om beløpet er refundert eller trukket fra senere faktura. Dette krever korrekt regnskapsføring, og ofte oppdateres dette automatisk dersom begge parter bruker samme system med EHF. Kunden har også ansvar for å korrigere fradragsført mva dersom det er tilbakebetaling. I større virksomheter er dette ofte underlagt egne rutiner med økonomiavdeling.
Oppgjør eller tilbakebetaling
Dersom kunden allerede har betalt opprinnelig faktura, må beløpet på kreditnotaen tilbakebetales – eller trekkes fra neste faktura dersom det er en fast kunde. Avklaring rundt dette bør følge med kreditnotaen, gjerne med en kommentar eller e-post. For å holde oversikt, kan det være nyttig med et reskontrosystem som viser åpne og lukkede poster. Rask behandling av kreditnotaer gir profesjonelt inntrykk og styrker relasjonen til kunden.
Vanlige feil ved bruk av kreditnota
Feil beløp eller mva-sats
Det er viktig å kontrollere at alle tall stemmer. En vanlig feil er å bruke feil mva-sats eller regne feil på antall og enhetspris. Dette kan føre til feilaktig bokføring og ekstraarbeid ved revisjon eller mva-kontroll. Alltid dobbeltsjekk før utsending.
Manglende referanse til opprinnelig faktura
Kreditnota uten henvisning til opprinnelig faktura blir fort forvirrende og kan avvises ved kontroll. Det skaper usikkerhet om hva kreditnotaen gjelder og gjør det vanskelig å spore i regnskapet.
Ufullstendig dokumentasjon
Manglende informasjon om kunde, dato eller beskrivelse av kreditering kan gjøre dokumentet ugyldig. Dette kan ha alvorlige konsekvenser for både skattebehandling og kundens tillit.
Forskjellen mellom kreditnota og debitnota
En kreditnota brukes når en kunde får tilbake penger eller en reduksjon i beløp. En debitnota er det motsatte – det brukes for å kreve inn mer enn det opprinnelige beløpet. Debitnota kan være aktuelt ved tilleggstjenester eller oppdagede feil til kundens ulempe. Begge dokumenttyper regulerer endringer i fakturert beløp, men i motsatt retning.
Fordeler ved korrekt bruk av kreditnota
Korrekt bruk av kreditnota gir profesjonell fremtoning, sikrer regnskapet og minimerer risiko ved revisjon. Det viser at virksomheten tar økonomisk ansvar og gir kunden trygghet. Det bidrar også til bedre likviditetskontroll, spesielt ved hyppige returer eller prisendringer. Kort sagt, kreditnota er ikke bare et dokument – det er et tillitsverktøy i kundeforholdet og en bærebjelke i sunn økonomisk drift.