Når man fører regnskap for en virksomhet som selger varer, er det avgjørende å forstå forskjellen mellom varekjøp og varekostnad. Mange forveksler de to, men de har ulike funksjoner i regnskapet og påvirker resultatregnskapet på forskjellige måter. Varekjøp handler om anskaffelsen av varer til lager, mens varekostnad er den faktiske kostnaden knyttet til varene som er solgt i en gitt periode. Å skille disse begrepene er ikke bare nyttig for bokføring – det gir også bedre innsikt i lønnsomhet og lagerstyring.
Denne artikkelen forklarer hva varekjøp og varekostnad er, hvordan de føres, og hvorfor det er viktig å forstå hvordan lageret spiller en nøkkelrolle i å beregne varekostnaden. Vi gir også konkrete eksempler og avklarer vanlige misforståelser som kan føre til feilrapportering og skatteproblemer.
Hva er varekjøp?
Varekjøp refererer til anskaffelsen av varer som skal videreselges. Det kan for eksempel være klær til en klesbutikk, elektronikk for en nettbutikk eller dagligvarer for en kiosk. Når virksomheten kjøper inn varer fra leverandører, registreres dette som varekjøp i regnskapet – uavhengig av når eller om varene faktisk blir solgt. Det viktige her er at kjøpet skjer med formål om videresalg, ikke til intern bruk.
Regnskapsmessig føres varekjøp som en utgift på kontoene i 4000-serien i den norske standard kontoplanen. Dokumentasjonen skjer med bilag som fakturaer og kvitteringer, og tidspunktet for føringen avhenger av hvilken regnskapsmetode virksomheten bruker – kontantprinsippet eller fakturaprinsippet. Varekjøpet i seg selv gir ikke utslag i resultatet før det kobles til varekostnaden gjennom lagerverdien.
Les også: Trinnskatt – Hva det er og hvordan det påvirker din økonomi
Hva er varekostnad?
Varekostnad er verdien av varene som faktisk er solgt i løpet av en regnskapsperiode. Det er denne kostnaden som trekkes fra salgsinntektene for å finne bruttofortjenesten, og den har derfor direkte innvirkning på resultatregnskapet. Varekostnaden inkluderer ikke bare innkjøpsprisen på de solgte varene, men også eventuelle kostnader knyttet til frakt, toll og håndtering – dersom disse er nødvendig for at varene skal være klare for salg.
I motsetning til varekjøp, som reflekterer anskaffelse, er varekostnad et uttrykk for forbruk. Når en vare forlater lageret for å selges til kunde, blir den en kostnad. Dette innebærer at virksomheter med store varelagre må holde oversikt over inngående og utgående lager for å beregne korrekt varekostnad. Dermed er ikke alle varekjøp automatisk en kostnad – bare det som faktisk er solgt.
Varekjøp ≠ Varekostnad: Hva er forskjellen?
Selv om varekjøp og varekostnad ofte omtales i samme sammenheng, må man forstå at de ikke er det samme. Varekjøp er en balanseføring – du bytter kontanter eller leverandørgjeld mot varer på lager. Varekostnad er derimot en utgift i resultatregnskapet og påvirker driftsresultatet direkte. Feilen mange gjør, er å føre hele varekjøpet som en kostnad, uten å justere for beholdningen på lager.
La oss si at du kjøper inn varer for 300 000 kroner i januar, men bare selger varer for 100 000 i løpet av første kvartal. I så fall er det kun de 100 000 kronene som blir varekostnad i perioden – resten ligger fortsatt på lager og vil først bli en kostnad når de selges. Dette gjør at korrekt lagerverdi er avgjørende for at varekostnaden skal være riktig.
Les også: Dekningsbidrag
Hvordan beregnes varekostnad?
For å beregne varekostnad benytter man følgende formel:
Varekostnad = Varekjøp + IB lager – UB lager
IB (inngående balanse) er lagerverdien ved periodens start, mens UB (utgående balanse) er lagerverdien ved periodens slutt. Dette prinsippet bygger på sammenhengen mellom hva man hadde, hva man har kjøpt, og hva som er igjen – altså det som faktisk er brukt eller solgt.
Et eksempel:
- IB lager: kr 50 000
- Varekjøp: kr 200 000
- UB lager: kr 80 000
- Varekostnad = 200 000 + 50 000 – 80 000 = kr 170 000
Dette viser hvordan lagerbeholdningen regulerer hvilke deler av varekjøpet som faktisk er en kostnad.
Hvor føres varekjøp i regnskapet?
I norsk regnskapspraksis føres varekjøp i kontogruppe 4000 til 4099, som er reservert for kjøp av varer for videresalg. Når du mottar en faktura fra leverandøren, føres den som en kostnad mot konto 4000 Varekjøp, og eventuelt mot leverandørgjeld eller bankkonto, avhengig av om betalingen er gjort.
Det er viktig å merke seg at selv om varekjøp føres i regnskapet, blir det ikke nødvendigvis en kostnad før man har gjort en lageravstemming. Lagerverdien ved periodens slutt må hensyntas, slik at man ikke overdriver kostnadene i en gitt periode. Dette gjelder særlig for virksomheter som fører periodisert regnskap etter regnskapsloven.
Les også: Brutto og Netto – En grundig forklaring
Hvor vises varekostnad i resultatregnskapet?
Varekostnaden vises som en post under driftskostnader i resultatregnskapet, som regel merket «Varekostnad» eller «Forbruk av varer». Den trekkes direkte fra salgsinntektene for å beregne bruttofortjeneste – en nøkkeltall for å måle lønnsomhet i varebaserte virksomheter. Jo lavere varekostnad i forhold til inntekt, jo bedre margin.
Hvis varekostnaden føres feil – for eksempel ved å ikke ta hensyn til beholdningsendringer – kan resultatregnskapet gi et uriktig bilde av virksomhetens lønnsomhet. Det kan føre til både feil skatteberegning og dårlige beslutningsgrunnlag for drift.
Lagerets rolle i regnskapsføringen
Lageret er bindeleddet mellom varekjøp og varekostnad. For å vite hva som er brukt (og dermed kostnad), må man vite hva man har hatt og hva som er igjen. Dette krever at man fører nøyaktig lagerbeholdning og vurderer den riktig. Vanlige metoder inkluderer FIFO (først inn, først ut), LIFO (sist inn, først ut) eller gjennomsnittspris.
Ved periodens slutt må man gjøre en beholdningsopptelling og vurdere om varer er ukurante, ødelagte eller foreldet. Slike varer må nedskrives eller avskrives, noe som også påvirker varekostnaden. Derfor er det viktig at lagerstyring og regnskap spiller på lag – feil i lagerverdien slår direkte ut i regnskapet.
Praktisk eksempel: Fra varekjøp til varekostnad
Tenk deg en bedrift som ved årets start har varer på lager verdt 100 000 kroner. I løpet av året kjøper de inn varer for 400 000 kroner. Ved årets slutt har de 150 000 kroner i varer igjen på lager. Da er varekostnaden:
400 000 + 100 000 – 150 000 = 350 000 kroner
Denne kostnaden trekkes fra omsetningen for å beregne bruttoresultat. Hvis virksomheten solgte for 800 000 kroner, er bruttofortjenesten:
800 000 – 350 000 = 450 000 kroner
Dette eksempelet viser tydelig hvordan varelageret påvirker regnskapsresultatet – og hvorfor korrekt varekostnad er essensielt for å forstå lønnsomheten.
Vanlige feil og misforståelser
En vanlig feil er å føre hele varekjøpet som en kostnad i kjøpsperioden, uten å ta hensyn til beholdningen på lager. Dette kan føre til for høy varekostnad, lavere bruttofortjeneste og i verste fall feil skattemelding. En annen feil er å ikke justere for ukurante eller tapt varelager – dette kan blåse opp lagerverdien og forskjønne resultatet.
Det er også vanlig å tro at varekostnad er det samme som summen av fakturaene for en periode, men dette stemmer kun hvis hele varelageret er solgt. Derfor er nøyaktig varetelling og korrekt regnskapsførsel viktig for å unngå slike fallgruver.